牡丹江大学会计电算化内部管理制度

一、会计电算化岗位责任制

（一）建立会计电算化岗位责任制，明确每个工作岗位的职责范围，切实做到“事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查”。
（二）会计电算化岗位应设电算主管、系统管理员、软件操作员、审核员、记账员、电算审查员、数据分析员、出纳员、档案管理员。
1、电算主管：全面负责单位会计电算化工作，制订电算化发展规划、总体方案。此岗位由财务处处长兼任。
2、系统管理员：操作人员的权限控制，负责保证计算机软件的正常运行，管理机内会计数据；对软件所需的维护和升级，负责同软件供应商进行联络；对财务部门无法解决的硬件问题负责同资产处联系。
3、软件操作员：编制记账凭证，并负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入工作，输出记账凭证。严格按照系统操作规程进行会计软件的操作，对操作过程中发现的问题，应记录故障并及时向系统管理员报告。
4、审核员：负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的资料、报表进行确认。此岗位由会计主管兼任。
5、记账员：定期对已审核通过的记账凭证进行记账确认，对会计账簿、报表，打印、装订。以及部分会计数据处理工作。
6、电算审查员：负责监督计算机及财务软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊，此岗位由学校纪检委和考核办有关人员兼任。
7、数据分析员：负责对会计电算化系统产生的会计数据进行分析，提供有关分析资料供领导决策参考。此岗位由会计主管兼任。
8、出纳员：只能使用“现金管理”模块。
9、档案管理员：负责财务软件和会计资料档案的管理。做好硬盘、光盘、数据等备份资料的安全保密工作，不得擅自出借。
（三）单位可根据实际情况，在不违反内部牵制制度的前提下，交叉设置各岗位，但要保持相对稳定。出纳只能使用“现金管理”模块，录入员和审核员必须分设。

二、会计电算化操作管理制度

（一）明确规定上机操作人员对财务软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，杜绝未经授权人员操作财务软件。
（二）操作人员离开机房前，应按正确流程执行并退出财务软件。
（三）一切修改操作必须在界面菜单下操作，严禁擅自打开数据库强行修改。
（四）审核通过并已登帐的机内凭证，不提供修改功能。发现已经录入并已登帐的记账凭证有误时，只能采用留有痕迹的修改。
（五）凡需要修改财务软件，必须书面提出修改理由、修改内容，报经财务处长，由单位统一向软件公司协商。

三、计算机硬件管理制度

（一）计算机硬件及机房网络设备由具有电脑硬件基础知识的程序员负责管理，单位设兼职计算机病毒监察员对整个网络进行监测。
（二）计算机房工作时必须自觉保持清洁，不得将与工作无关的其他物品(尤其是对电脑正常工作有害的物品及易燃物品)带入电脑机房。严禁在电脑机房内吸烟。严禁随意拔插电脑机房的电源设备。
（三）电脑机房必须配备空调设备，保持适当的温度、湿度环境。
（四）上机前应首先检查电源和设备运行是否正常，如发现问题应及时报告，经过系统管理员检查认可才能使用。尤其是在计算机设备发生严重故障时，不得随意自行检修，应及时报告单位领导，等候批准检修。
（五）限定服务器操作权，不得随意改变服务器的设置。
（六）遇到突发性停电时，应立即退出系统、关机、关电源。
（七）下班前，必须检查机器设备是否已关好，需要时切断所有电源。
四、软件和数据管理制度

（一）会计核算软件必须有独立的硬盘或子目录。不得与其他软件混淆放置。
（二）计算机硬件和软件出现故障时，系统管理员在确认有关数据已作备份后，可进行排除障碍的有关措施；如无法解决，可根据情况联系维修人员或软件开发人员，寻求解决办法。
（三）软件操作员根据审核通过的原始凭证编制记账凭证并及时打印，附上原始凭证并经审核员进行二次审核正确后存放保管，以备装订存档。
（四）每次输入的会计凭证都必须备份存盘，月底结账后即应把当月会计数据备份到磁盘或光盘中储存管理。
（五）会计账簿每年打印一次：在年度结束后60天内打印。根据实际情况，发生业务少的，可满页打印，但应保证每年至少打印一次。
（六）会计报表的编制、打印输出要根据财务制度的规定设置公式编制。各种报表需经软件操作员、审核员、电算主管签章确认后方为正式报表。报表的数据必须与结账结果相符，表内表间数据的勾稽关系必须正确无误，取数公式一经设定，必须保持不变，如需修改，需保存书面报告。
（七）输出数据未经本单位财务主管许可，严禁擅自携带外出和外借。
（八）确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的修改；对磁性介质存放的数据要保存双备份：一份存放财务，一份存放档案室。
（九）对正在使用的应用会计核算软件进行修改、升级和计算机硬件设备进行更换等工作，必须保证实际会计数据的连续和安全；由系统管理员办理审批手续，经过电算主管和财务负责人同意后，由财务负责人、电算主管、系统管理员进行监督，并要求软件供应商协同操作。
（十）为防止外来病毒感染，在未进行有效病毒检测前，任何人不得使用外来磁盘在会计核算用电脑上进行任何操作。不得随意将会计用磁盘在其他电脑上操作。
（十一）会计档案包括会计资料和会计软件。存档的会计档案，要每年进行检查、复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
（十二）数据备份管理
1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。
2、在日常工作中，应每日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

五、会计电算化系统内部控制制度的内容

（一）组织控制，即在电算化会计系统中划分不同的职能部门；
（二）授权控制，就是规定电算化会计系统有关人员业务处理的权限；
（三）职责分工控制，是规定同一人不能处理“职责不相容”的业务；
（四）业务处理标准化控制，就是规定有关业务处理标准化规程及制度；
（五）软件的安全保密控制，就是规定软件维护、保管、使用的规程及制度；
（六）数据文件的安全保密控制，即规定数据维护、保管、使用的规程及制度；
（七）运行控制，即应用控制，包括输入、处理和输出控制3个方面；
（八）会计档案管理制度，主要是建立和执行会计档案立卷、归档、保管、调阅、销毁等管理制度。